文书工作与档案管理_文书工作与档案管理期末考试

1.文书与档案有什么不同的历史作用

2.如何做好学校文书档案的管理工作

3.档案管理工作演进分析文书工作与档案管理第三版答案

4.文书工作与档案管理工作内部顺序是否可以调整

5.浅谈怎样做好文书档案管理工作

一、积累档案，做好收集

公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息提供了物质基础。

二、科学立卷、做好整理

公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。

三、定期检查、做好保管

定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。

档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。

四、提高档案人员的管理意识和专业素质

从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；

同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

文书与档案有什么不同的历史作用

本书立足于高等职业教育，以培养高素质的应用型文秘人才为宗旨，遵循高职高专教育的特点与规律进行编写。主要内容包括：文书概述、文书处理、文书整理归档、档案与档案工作、档案收集与整理、档案鉴定、档案保管与统计、档案利用服务、现代载体档案管理。各部分内容又由学习目标、模拟情景、任务驱动、任务分解、任务解析、任务实训、知识梳理、分析思考、目标检测和阅读材料构成，穿插相关链接，充分体现“任务驱动、项目导向”的教学新理念，突出文书与档案管理的专业应用能力训练。

如何做好学校文书档案的管理工作

文书工作主要是作写字与编辑工作，档案工作主要是以管理与保存为主。

一、文书工作主要内容：

1. 接听、转接电话；接待来访人员。

2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3. 负责总经理办公室的清洁卫生。

4. 做好会议纪要。

5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6. 负责传真件的收发工作。

7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8. 做好公司宣传专栏的组稿。

9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

13. 社会保险的投保、申领。

14. 统计每月考勤并交财务做帐，留底。

15. 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

16. 接受其他临时工作。

二、档案工作主要内容：

1、档案工作人员必须具备一定的档案专业知识，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，做好档案的管理、收集、整理及提供利用等工作，并对本学校档案工作进行监督、指导和检查，不得玩忽职守。

2、负责文书处理工作，做好文件材料的登记、传递、收集、整理、组卷工作，做到及时、准确、安全。

3、负责管理本单位的全部档案，积极主动提供利用，编制科学、实用的检索工具和档案参考资料，提高检全率、检准率，为机关各项工作服务，并努力做好利用效果的反馈工作。

4、档案管理做到科学化、规范化、落实防潮、防蛀、防火、防盗、防光等措施，确保档案的完整与安全。

5、定期做好档案的检查、核对、清理、统计、汇编工作，做到“帐物相符”。

6、承办领导交办的其它有关档案工作的任务。

档案管理工作演进分析文书工作与档案管理第三版答案

如何做好学校文书档案管理工作

一、高校文书档案管理中存在的问题

1、文书档案立卷质量不高

高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌；反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。

2、档案材料归档措施不到位

近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。

3、管理工作人员积极性不高

有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。

三、解决高校文书档案管理问题的措施

针对高校文书档案管理工作中存在的问题，笔者谈一下自己对高校文书档案管理对策的一些看法。

1、加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接

文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门；严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。

2、做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向

办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的普遍运用和迅速发展，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。

3、提高高校文书档案管理人员的专业技能

高校文书档案管理工作人员要不断加强学习，充实和提高自己的档案管理业务和计算机应用能力水平，要积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论。另外，科学技术特别是信息技术的迅猛发展也对文书工作和档案管理提出了新的更高要求，管理工作人员要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主动性，坚持素质教育、终生学习的理念，不断提高新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关专业知识，掌握和提高应用计算机、外语、网络技术的能力和水平，努力打造成为管理型、技术型和复合型的专业人才。

4、提高文书档案管理工作人员的积极性

学校首先要重视档案管理工作，建立健全规章制度，加强档案整理工作的检查监督，做好宣传工作，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作；其次要增强文书档案管理工作人员的责任感，把好人员变动关、调入关。要培育文书档案工作人员的工作热情，提高脚踏实地、实事求是的工作作风和工作态度，把好业务技能关，要及时对从事档案管理的专兼职人员进行档案业务培训。

文书工作与档案管理工作内部顺序是否可以调整

摘　要：档案管理工作，是围绕档案所展开的各项维护、管理等工作的统称。档案管理工作的意义一方面在于维护原始材料的完整和有效，另一方面则在于促进档案作用在日常工作中的发挥。文章就档案管理工作的演进做出了具体的分析，指出档案管理工作大概可以划分为实体管理阶段、信息管理阶段以及知识管理阶段，并且对每一个阶段的工作特征都做出了必要的讨论。

关键词：档案　管理　演进　分析

从总体上，我国的档案管理工作已经走过了实体管理阶段，目前正在从信息管理阶段逐渐步入知识管理阶段，为了能够确保档案管理工作的向前发展，有必要针对档案管理工作的演进做出必要的分析，明确方向，才能以更为明确的态度投入工作。

1.档案管理的实体管理阶段

20世纪80年代中期以前，我国的档案管理工作基本都处于实体管理阶段，这个阶段在某些经济不发达的地区甚至延续到了90年代中后期。这一阶段的工作特征在于对于实体档案的收集和整理，这也是档案管理最为原始的形态，其工作目的在于保持档案的有序、保证质量以及安全存放等。

档案的实质是信息，但是信息必然需要依附于一定载体，我国经济发展起步相对较晚，信息化水平有限，因此在信息化未能得到良好普及的情况下，档案只能依附于一定载体，通常是纸张。因此在这个阶段，档案管理的主要工作就是对于档案载体的管理，确保档案载体能够得到妥善保存是档案管理的一大要务。这种以实体为主要特征的档案管理工作，决定了当时档案管理工作主要依赖于手工展开，并且对于信息载体的保护成为了当时的一大工作重点。这种工作重点的偏移，在很大程度上导致了整个档案管理工作方向的偏移，对于载体的保护已经在不知不觉中上升到了档案管理工作的首位，而应当被放置于首位的，位于档案建设和整理工作之后的，对于档案资料的进一步的应用，却在很大程度上缺失。这种工作环节的缺失，直接导致档案管理工作的整个过程变成了一种形式，其衡量准绳也从对档案资料的有效利用向档案信息载体的妥善保管靠拢。形而上的思想在这个时期内弥散于整个档案管理行业中。

2.档案管理的信息化阶段

随着科技和经济的多层面发展，信息技术走入了日常的工作和生活。对于档案管理工作而言，信息化的出现是档案管理工作的一大进步，以往过分专注于档案信息载体的工作方式得到了彻底的改善。虽然我国国土广大，信息技术难以在很短时间内波及到档案管理行业的每个角落，但是信息技术的出现，确实为档案管理工作带来了很大的希望。

随着信息技术的不断成长，档案管理行业出现了很多信息管理系统，这些信息管理系统通常都围绕相关组织的档案展开进行服务。档案资料的数字化，一方面将信息从寿命有限的载体中释放出来，这不仅仅是将工作人员从繁冗的载体维护工作中解放出来，更是将信息数字化的过程，是扩大信息使用范围和影响力的过程，是将档案信息无限备份的过程。

对于档案管理的信息化阶段，目前也存在有诸多问题亟待完善。虽然档案信息化改善了以往专注于纸张维护的形式，但并不代表信息化大潮下档案管理工作可以不流于形式。就目前的状况看，很多时候建立档案信息系统的组织都会盲目追求系统的高配置，而对于自身的需求未加深入挖掘，造成极大程度的浪费。此外，虽然档案管理实现了信息化，但是并不代表档案管理的工作态度和方式有所改变。很多组织中的档案管理工作仍然沿用了实体管理阶段的工作方式，只是将纸质的档案转化成为电子数据，甚至有些组织将电子数据视为备份，在实际工作中仍然以传统档案载体作为主要工作对象。

最重要的是，虽然档案信息的数字化在这个阶段都已经基本开始着手并且有的组织已经完成，但是档案工作的主旨思想却还需要进一步地纠正。档案的作用不仅仅是对于以往的如实记录，更多在于对未来行为的指导，因此仅仅是进行整理并不够，还需要在不同时期的档案中建立起相应的网络，让不同时期不同环境中的之间保持联系，相互对比，才能获得良好的效果。同时，档案的完善是一个不断演进的过程，绝不能够因为过去了，档案就被封存在相应的存储单元中，而应当进行不断的完善。

3.档案管理的知识管理阶段

知识管理是一种对于内容的管理，对于档案管理工作而言，知识管理意味着一个更高的层次。在实现了档案信息的数字化，并且在信息技术真正服务于档案管理工作之后，知识管理必然会在档案管理行业中登上历史舞台。

相对于之前的两个阶段，知识管理更加注重内容。知识管理将更加注重知识的提炼，对于档案而言，知识意味着更加简洁的语言和内容，对于生活节奏日益快捷的今天，有效的知识元必将成为档案管理工作的最终目标。

在信息化阶段，已经对档案的关系以及内容做出了一定的要求，而在知识管理阶段必然会需要深化相应的需求。这个阶段档案管理工作的主要方向在于构建起一个合理并且明晰的知识结构，这个知识结构有点类似于信息管理阶段对于不同时期档案的关系构架，但是应当呈现出更为完备的网状关系，方便档案使用者进行索引。此外，在信息管理阶段，对档案做出的相应评价在这个阶段应当上升到知识元的层面，需要有针对性地做出总结提炼相应知识，才能使档案管理落实到位，让档案真正发挥作用。

4.结论

凡事的发展都有其自身的规则，档案管理工作也不例外。对于档案管理工作自身的发展，必须认清方向和总体趋势，对其充分把握，才不至于在工作中迷失方向，才能够在下一个管理阶段到来的时候做好充分准备，从容面对。

参考文献：

[1]丁华东.档案知识管理理论范式的特点与建构探略[J].图书情报知识,2007(4)

[2]徐拥军.档案后保管范式与知识管理[J].档案学通讯,2008(2)

浅谈怎样做好文书档案管理工作

否。

虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性,但由于文书是档案的前身和源泉,档案是文书的归宿,两者密不可分.文书工作不仅直接影响公文的质量,也直接关系到档案的质量,做好文书处理工作是实现档案工作规范化,标准化的重要基础。

摘　要：档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手材料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。做好档案管理工作非常重要，每份档案都要经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的，也是研究改进企业发展不可多得的宝贵资料。本文以企业为例，就如何做好档案管理工作进行深入的探讨。